ได้อ่านหนังสือเรื่อง “ทำไมคนที่ทำงานเก่งที่สุดถึงใช้สมุดกราฟ” ขนาดประมาณ 200 หน้า จึงนำมาจดสรุปเก็บไว้ที่นี่
เราทุกคนเคยจดกันมาตั้งแต่เด็กๆ แต่จะมีสักกี่คนที่เรียนรู้ และค้นพบวิธีการจดที่มีประสิทธิภาพ ผู้เขียนได้สำรวจสมุดโน้ตของคนที่ประสบความสำเร็จและคนเก่งๆ มาแล้วมากมาย พบว่ามีรูปแบบการจดที่คล้ายกัน จึงสรุปได้ว่ารูปแบบเหล่านั้นคือการจดที่มีประสิทธิภาพ และสมุดโน้ตอีกกว่า 20,000 เล่มที่ผู้เขียนได้สำรวจ พบว่า ลักษณะการจดส่วนใหญ่นั้น เป็นการจดที่ไม่มีประสิทธิภาพเอาเสียเลย แทนที่การจดบันทึกของเราจะช่วยเพิ่มพูนความสามารถในการเรียนรู้ จดจำ คิดวิเคราะห์แยกแยะให้กับผู้จดได้ แต่กลับเป็นการจดที่รั้งความสามารถของเราไปอย่างน่าเสียดาย
หน้าที่ของสมุดโน้ตคือ เอาไว้ใช้ทบทวนความจำ ดังนั้น หากเราต้องจดอะไรลงไปแล้วล่ะก็ ควรจดให้เราสามารถกลับมาอ่านแล้วทบทวนความจำได้อย่างรวดเร็ว การจดนั้นจึงจะก่อประโยชน์มากที่สุด
หากเราจดไว้ได้ดีพอ สมุดโน้ตเล่มนั้นก็จะกลายเป็นสมุดโน้ตที่ช่วยเพิ่มความสามารถของเรา หากจดไว้ไม่ดีพอ นอกจากจะไม่ได้ช่วยเพิ่มความสามารถให้กับเราแล้ว ยังอาจทำให้เราเสียเวลาจดไปฟรีๆ อีกด้วย ฟังดูแย่ยังไงชอบกล รู้แบบนี้ไม่จดซะเลยยังจะดีซะกว่า
สำรวจสมุดโน้ต
สำหรับคนที่ใช้สมุดโน้ตอยู่ ให้ลองดูว่าสมุดโน้ตของเราเป็น สมุดโน้ตที่ฉุดรั้งความสามารถของเรา หรือ สมุดโน้ตที่เพิ่มความสามารถของเรา โดยสมุดโน้ตของเราจะเป็นสมุดโน้ตที่ฉุดรั้งความสามารถของเราหรือไม่ ให้สำรวจได้ง่ายๆ ว่าเข้าข่ายเป็นข้อใดข้อหนึ่งในนี้หรือไม่
- ใช้ปากกามากกว่า 4 สีในการจด
- มอมแมม แค่เห็นก็หมดอารมณ์อ่าน
- ลอกทุกอย่างบนกระดานหรือไวต์บอร์ดมาแบบเป๊ะๆ
- ไม่มีแผนภูมิ ตาราง หรือรูปเลย
- เขียนทุกอย่างติดพันเป็นพืดจนไม่เหลือที่ว่าง
- จดทุกสิ่งทุกอย่างเอาไว้ในเล่มเดียว
หากสมุดโน้ตที่ใช้มีลักษณะข้อใดข้อหนึ่งที่ว่ามาแล้วล่ะก็ เราควรทบทวนวิธีจดโน้ตของเราแล้วล่ะ!
กฏ 3 ข้อในการจดโน้ตที่พบได้จากสมุดโน้ตของคนเก่ง
- ใช้สมุดกราฟ
- เขียนหัวเรื่องไว้ด้านบนในพื้นที่ขนาด 3-5 เซ็นติเมตร
- แบ่งสมุดโน้ตออกเป็น 3 ส่วน
สาเหตุที่ควรใช้สมุดกราฟ
เมื่อเราต้องจด นอกจากจะจดเป็นตัวอักษรในแนวขวางแล้ว เรายังจำเป็นต้องใช้เส้นแนวตั้งช่วยให้การจดของเราเป็นระเบียบเรียบร้อย ย่อหน้าที่ตรงกัน การวาดรูปสรุป การวาดกราฟที่สวยงามอันได้มาจากเส้นแนวตั้งที่ช่วยตีระนาบให้ และเมื่อการจดของเราสวยงามเป็นระเบียบน่าอ่านแล้ว จะทำให้เราอยากหยิบมาอ่านและทบทวนอยู่เสมอ อ่านแล้วเข้าใจ พอเข้าใจเราก็จะมีความสุขในการทบทวนเนื้อหาที่เราจด คราวนี้ก็คงจะพอนึกออกกันแล้วนะว่าคนที่มีความสุขกับการจด และการได้อ่านเนื้อหาที่ตนสรุปมานั้นส่งผลดีอย่างไร
แนวทางที่ใช้ในการจดอย่างมีประสิทธิภาพ
แบ่งพื้นที่จดออกเป็น 3 ส่วน เรียงจากซ้ายไปขวา ได้แก่
- ส่วนที่ 1 ข้อเท็จจริง – ใช้สำหรับจดตามที่ข้อมูลที่ได้รับมา รู้เห็นอ่านมาอย่างไร ให้จดไปอย่างนั้น
- ส่วนที่ 2 สิ่งที่วิเคราะห์ได้ – ใช้สำหรับจดประเด็นสำคัญ จุดที่ฉุกคิดได้
- ส่วนที่ 3 ข้อสรุป หรือแนวทางปฏิบัติ – สำหรับการเรียนส่วนนี้จะกลายเป็นข้อสรุป สำหรับการแก้ปัญหาส่วนนี้จะกลายเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหา
ควรจดในแนวนอน
โครงสร้างตามีอิทธิพลกับความคิดของมนุษย์มาก จอภาพต่างๆ ล้วนแต่เป็นแนวนอนแทบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นจอทีวี หรือจอคอมพิวเตอร์ สมองเราจึงชินกับการมองในแนวนอน มันช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของเนื้อหาที่เรากำลังดูอยู่ชัดเจน การมองเป็นภาพรวมนั้นสำคัญ เพราะช่วยให้เราเห็นทั้งป่า และต้นไม้ ไม่ใช่มองเห็นเพียงต้นไม้เพียงอย่างเดียว แต่ไม่เห็นป่า
ควรจดลงในกระดาษ A4
ผู้เขียนกล่าวว่าขนาด A4 เป็นกระดาษที่มีขนาดกำลังดี ไม่เล็กเกินไป สามารถจดเรื่องทั้งเรื่องไว้ในหน้าเดียวกันได้ และข้อดีของการจดทั้งเรื่องไว้ในหน้าเดียวกันก็คือ ทำให้เรามองเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้น
ไม่ควรใช้สีเกิน 3 สีในการจด
หากใช้สีมากเกินไปจะทำให้เราไม่รู้ว่าอันไหนสำคัญมากน้อยต่างกันอย่างไร ควรใช้แค่ 3 สีก็พอ เช่น ดำ แดง และน้ำเงิน หากใช้เยอะไปกว่านี้จะไม่สามารถรู้ได้ง่ายว่าอันไหนสำคัญอย่างไร
นอกจากนี้ยังมีงานวิจัยอีกว่า สีน้ำเงินช่วยให้มีความคิดสร้างสรรค์ หากต้องการความคิดสร้างสรรค์ให้จดด้วยปากกาสีน้ำเงินจะดีกว่า ในขณะที่ สีแดง ช่วยให้เราทำงานได้ไม่ผิดพลาด ดังนั้นหากต้องการเน้นย้ำควรใช้สีแดง
ควรใส่หัวเรื่องทุกครั้งที่จด
ให้ใส่หัวเรื่องไว้ด้านบนแบบเดียวกับพาดหัวข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์ มันช่วยให้เราสามารถเห็นภาพรวมได้รวดเร็ว หากสมุดโน้ตที่จดเป็นสมุดโน้ตสำหรับเรียน พื้นที่ด้านบนจะเขียนชื่อเรื่องบอกว่าหน้านี้กล่าวถึงอะไร และประเด็นสำคัญของหน้านี้ ซึ่งไม่ควรมีเกิน 3 ประเด็น หากสมุดโน้ตเป็นสมุดโน้ตสำหรับการทำงาน หรือแก้ปัญหา ชื่อหัวเรื่องก็คือประเด็นปัญหา และ ให้เขียนข้อสรุปของปัญหาไว้ข้างๆ เนื่องจากเมื่อเราย้อนกลับมา มองที่หน้าของสมุดโน้ต เราควรตอบได้ทันทีว่าประเด็นสำคัญของหน้านี้คืออะไร เป็นหน้าๆ ไปได้อย่างรวดเร็ว
การใส่หัวเรื่องจะต้องมี 1 หัวเรื่องต่อ 1 หน้าเท่านั้น หากขึ้นเรื่องใหม่ ให้ขึ้นหน้าใหม่ทันที อย่าใช้วิธีขีดเส้นคั่น แล้วเขียนเรื่องใหม่ต่อลงมาด้านล่าง
สมุดโน้ตแบ่งออกเป็น 3 ประเภทตามการใช้งาน ได้แก่
- สมุดโน้ตช่วยจำ หรือสมุดโน้ตช่วยเรียน
- สมุดโน้ตช่วยคิด
- สมุดโน้ตช่วยถ่ายทอด
เทคนิคการจดลงสมุดโน้ตช่วยจำ
ให้มองเนื้อหาที่อ่าน จากนั้นพยายามจำเนื้อหา และจดสิ่งที่จำได้โดยไม่ต้องมองเนื้อหา (หรือกระดานสำหรับนักเรียน) นั้นอีก เทคนิคนี้แรกๆ อาจทำให้เราหงุดหงิด เพราะจำไม่ค่อยได้ จดติดๆ ขัดๆ ไม่ต่อเนื่อง แต่เชื่อเถอะว่าเมื่อฝึกฝนจนได้ที่ เทคนิคนี้ช่วยกระตุ้นสมองให้สร้างกลไกช่วยให้จำได้ไม่ลืมอย่างรวดเร็วขึ้นมาในที่สุด
สิ่งที่คนเก่งและคนไม่เก่งต่างกันก็คือ คนเก่งจะเรียบเรียงข้อมูลในหัวเสมอ และเมื่อต้องจดบันทึกอะไรคนเก่งจะเรียบเรียงข้อมูลแล้วจึงนำมาจดบันทึกลงไปในแบบของตัวเอง ส่วนคนไม่เก่งนั้นไม่เรียบเรียงข้อมูล และจดตามที่เห็นเพียงอย่างเดียว
การผูกเรื่องของพื้นที่ตรงกลาง
พื้นที่ตรงกลาง เป็นพื้นที่สำหรับเอาไว้จดส่วนที่ 2 ซึ่งก็คือสิ่งที่วิเคราะห์ได้ หรือประเด็นสำคัญที่ฉุกคิดได้ หรือคำถามและข้อสงสัยที่วิเคราะห์ได้ ให้เราใช้คำเชื่อมจากส่วนที่ 1 ที่เป็นเนื้อหา มายังส่วนที่ 2 โดยคำเชื่อมที่เลือกใช้ จะต้องเป็นคำเชื่อมที่แสดงเหตุและผลในแบบของตัวเองทีเราคุ้นชินดีอยู่แล้ว จะทำให้เราสามารถโยงเรื่อง คิด วิเคราะห์ แยกแยะได้ง่าย หากโยงผูกเรื่องแล้วยังไม่เข้าใจ ให้เปลี่ยนคำไปเรื่อยๆ เขียนใหม่ จนกว่าจะเข้าใจ เช่นคำว่า หรือพูดง่ายๆ ก็คือ, ดังนั้น, จริงๆแล้วมันคือ เป็นต้น
การผูกเรื่อง
การผูกเรื่องเป็นการลากเส้นลูกศรโยงเชื่อมส่วนที่ 1 กับส่วนที่ 2 เราจะใช้ลูกศร 3 ชนิด ดังนี้
- ลูกศรแตกยอดความคิด คือลูกศรที่ลากมาจากจุดเดียว แล้วแตกเป็นหลายๆ เส้น เพื่อเชื่อมเนื้อหาในส่วนที่ 1 กับประเด็นตรงกลางในส่วนที่ 2
- ลูกศรสรุป ใช้เชื่อมจากส่วนที่ 2 ไปยังส่วนที่ 3 ในความหมายที่ว่า เราคิดได้แบบนี้ สรุปแล้วเป็นแบบนี้
- ลูกศรเน้นย้ำ ใช้ชี้เนื้อหา เพื่อเน้นย้ำว่าตรงนี้สำคัญมากๆ เช่น ข้อควรระวัง หรือคำสำคัญที่ต้องห้ามลืมเด็ดขาด
และทุกครั้งที่ลากเส้นเชื่อม เราควรเขียนคำเชื่อม กำกับไว้บนลูกศรด้วยทุกครั้ง
การถามเป็นหลักการพื้นฐานของการทำธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ หากเราฝึกจดโน้ตในรูปแบบที่อธิบายมาข้างต้นทุกวัน ก็จะช่วยให้เราเป็นคนที่ถามเก่งขึ้นได้
การถามทวนใน 3 นาที เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ทำให้เราเข้าใจงานได้ตรงกันมากขึ้น เมื่อเราได้รับมอบหมายงาน หรือแม้แต่เรามอบหมายงานให้คนอื่น เราควรถามทวนทันทีใน 3 นาที
การจดบันทึกในระหว่างการประชุม
เนื้อหาในการประชุมมักเป็นข้อเท็จจริงผสมกับข้อคิดเห็น เราต้องแยกจด 2 อย่างนี้ออกจากกันเพื่อช่วยให้เราไม่หลงประเด็น ข้อเท็จจริงเปรียบเสมือนเพชรดิบ เราจะจดไว้ในส่วนที่ 1 ระหว่างการประชุม หากฉุกคิด พบปัญหา หรือมีประเด็นอะไรให้จดไว้ในส่วนที่ 2 และเมื่อถึงท้ายการประขุมเข้าสู่ช่วง ถาม-ตอบ ส่วนนี้เปรียบเสมือนการเจียรไนเพชรดิบที่ได้จากส่วนที่ 1 เราจะจดโดยอิงจากข้อเท็จจริงในส่วนที่ 3 และหากการประชุมนั้นเป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง เราควรจดสรุปแนวทางปฏิบัติให้ชัดเจนเป็นขั้นเป็นตอนเสมอ ต้องเห็นภาพ และทำได้จริง ชัดเจน ไม่ใช่ขั้นตอนลอยๆ ที่อ่านไปแล้วต้องกลับมาคิดต่อว่าต้องทำอะไรบ้าง และนี่คือตัวอย่างการสั่งงานด้วยแนวปฏิบัติที่ดี และไม่ดี
แนวทางปฏิบัติที่ไม่ดี
- “เดี๋ยวช่วยทำเอกสารเกี่ยวกับเรื่องนั้นมาให้หน่อยนะ”
แนวทางปฏิบัติที่ดี
- “ช่วยสรุปเหตุผล 3 ข้อที่ทำให้ยอดขายของบริษัทเอเพิ่มขึ้นจากเดือนก่อน 20 เปอร์เซ็นต์ให้ผมหน่อยนะ ทำใส่กระดาษ A4 ไม่เกิน 1 แผ่น แล้วเอามาส่งให้ผมพรุ่งนี้ก่อนเที่ยง”
การจดบันทึกสำหรับการนำเสนอ
การเขียนหน้าแรกของหนังสือพิมพ์นั้น คล้ายการจดโน้ตมาก มีพาดหัวข่าว มีประเด็นสำคัญย่อๆ ประกอบ และหากสนใจรายละเอียดก็ค่อยลงไปอ่านรายละเอียดอีกที ดังนั้นทุกครั้งที่เราจดโน้ตให้จินตนาการว่าเราเป็นนักพนังสือพิมพ์มือฉมังดู
แผนภูมิที่ควรมีประกอบการจด
มี 4 แบบหลัก ได้แก่
- แผนภูมิเทียบก่อนหลัง – มนุษย์รู้สึกทึ่งกับการเปลี่ยนแปลงที่เห็นชัดเจน เช่น แผนภาพ ก่อน-หลัง ต่างๆ ที่มีความหมายในแนวที่ว่า หากปฏิบัติตามนี้แล้วจะได้ผลลัพธ์เป็นแบบนี้ ที่เรามักเห็นอยู่ทั่วไป เช่น อ้วนแล้วผอม, รายรับที่ต่ำกับรายรับที่สูง, ผิวคล้ำแล้วขาวสวย, ใช้เวลามากแล้วใช้เวลาน้อย เป็นต้น โดยให้เทียบข้อมูลก่อนและหลังไปทีละประเด็น
- แผนภูมิน้ำตก หรือแผนภูมิขั้นบันได – มนุษย์เรามักรู้สึกสนใจในสิ่งที่เป็นลำดับขั้น ควรใช้ทั้งหมด 3 ขั้นกำลังดี
- แผนภูมิพิรามิด – มนุษย์เราเป็นสิ่งมีชีวิตที่ชอบอยู่จุดสูงสุด สิ่งที่แสดงถึงจุดสูงสุดดึงดูดสายตาเสมอ ส่วนใหญ่มักถูกใช้ในการนำเสนอเกี่ยวกับเป้าหมาย และวิธีการบรรลุเป้าหมาย โดยให้เขียนเป้าหมายไว้บนสุด รองลงมาเป็นประเด็นสำคัญที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมาย และล่างสุดคือแนวทางปฏิบัติที่เราควรทำ
- แผนภูมิแบบตึก – ช่วยให้เห็นความไม่สม่ำเสมอได้อย่างชัดเจน มนุษย์เรามักสะดุดตากับความไม่สม่ำเสมอ ควรใช้กับข้อมูลที่ไม่สม่ำเสมออย่างมีนัยสำคัญเท่านั้น เพื่อเน้นให้เห็นถึงความแตกต่างอย่างชัดเจน
หนังสือเรื่อง “ทำไมคนที่ทำงานเก่งที่สุดถึงใช้สมุดกราฟ” เขียนโดย ทะคะฮะชิ มะซะฟุมิ เขาเคยจัดอบรม “เทคนิคการจดโน้ต” ให้กับบริษัทต่างๆ มากกว่า 200 บริษัท และมีผู้เข้าอบรมมากกว่า 20,000 คน ภายหลังเขาก่อตั้งโรงเรียนที่เน้นพัฒนาทักษะ “การอ่าน การเขียน และการนำเสนอ” ซึ่งมีผู้คนสนใจสมัครเรียนจากหลากหลายวงการ
